Pred dvoma týždňami sa celé Slovensko dostalo do situácie, s ktorou naša generácia nemá v bezpečnej strednej Európy žiadne skúsenosti. V priebehu pár dní sa všetko zmenilo, všetci sme boli nútení nájsť ideálny modus operandi. Možno právom je slovo “kríza” tým najčastejším práve v kontexte firiem. V Slávik & Stell sa na to pozeráme optikou zmeny a adaptácie.

Ako súčasnú situáciu zvládajú firmy? Ako sa je možné pripraviť na krízové riadenie? Čo je to krízový manažment, change manažment a manažovanie rizík? Všetky tieto otázky sme položili Anne Hudákovej, ktorá mala príležitosť počas svojej doterajšej kariéry z pozície HR riaditeľky (Sanofi, Zentiva, Slovak Telekom) niekoľkokrát aktívne participovať pri transformáciách veľkých spoločností a prináša nám praktické skúsenosti.

O: Čo je vlastne ten krízový manažment?

AH: Sú rôzne teórie a definície krízového manažmentu, ale ja by som ho charakterizovala ako proces, ktorým spoločnosť, alebo organizácia reaguje na nejaké narušenie svojho fungovania, nečakanú udalosť, ohrozenie, problém, či už celej spoločnosti alebo jednotlivcov. Čiže ide o ohrozenie, moment prekvapenia a krátky čas na riešenie situácie.

Možno je zaujímavé pozrieť sa ako sa líšia pojmy krízový manažment, change manažment a manažovanie rizík. Majú niektoré spoločné črty, ale odlišujú sa hlavne v tom, že riadeniu zmeny väčšinou predchádza prípravná fáza, v ktorej nadefinujeme ciele zmeny, snažíme sa ju pripraviť, získať stakeholderov a riadime jej priebeh. Pri riadení rizík posudzujeme rôzne varianty, eliminujeme riziká a vyberáme najvhodnejšiu variantu.

Krízový manažment už funguje v ohrození, rieši neočakávané, neštandardné situácie a vyžaduje si uplatniť techniky, ktoré čo najefektívnejším spôsobom umožnia:

- Identifikovať problémy

- Posúdiť a pochopiť ich

- Riešiť zvyčajne veľmi zložité situácie odkedy sa stanú, až do ich vyriešenia

- Efektívne a účelne komunikovať

Tie prezieravejšie spoločnosti zvyknú mať vypracovaný Krízový plán, teda postupy, ktoré sa v krízových situáciách uplatňujú, hlavné oblasti, ktoré je potrebné zabezpečiť, zodpovedné osoby a všetky potrebné kontakty.

Pri krízovom manažmente sú priority jasné, rieši a zachraňuje sa hlavne:

- Život a bezpečnosť ľudí

- Bezpečnosť priestorov a ochrana majetku

- Kontinuita businessu, alebo minimalizovanie strát

Keď sa pozrieme ako sa situácia riadi na Slovensku, vidíme, že sa prijali rázne opatrenia, krízový štáb rieši a definuje procesy a nastavenia, aby sme to ako celá spoločnosť zvládli. Ja som optimista a verím, že pri súčasnom obsadení štábu, kde sú odborníci a zároveň ľudia, ktorí vedia nastavovať procesy a systémy, že to môžeme zvládnuť, ak budeme všetci disciplinovaní a budeme sa riadiť pokynmi krízového štábu.

Popri tom vidíme, ako sa u nás prejavuje v kríze aj veľa človečiny. Pri nútenom sociálnom odlúčení sa v mnohých prípadoch objavuje ľudské zbližovanie – dobrovoľníci, ktorí pomáhajú na všetkých frontoch, spontánne iniciatívy na riešenie nových neštandardných situácií, nové formy online komunikácie, a pod.

Viem, že pre mnohé organizácie je táto situácia ťažká, niekedy až na hrane prežitia. A pravdepodobne uplatňujú prvky krízového manažmentu. Teda vyhodnocujú situáciu, možné varianty riešenia a hľadajú východiská. Nemôže existovať jeden návod na všetky problémy, ktoré táto kríza prináša, ale možno sú niektoré princípy, ktoré sa dajú uplatniť.

O: Znamená to prepúšťanie?

AH: Nemôžem súhlasiť, že prepúšťanie je vždy riešením krízy. Závisí to, samozrejme, od mnohých faktorov, hlavne ekonomických a schopnosti organizácie vysporiadať sa s ekonomickou situáciou. Žiaľ, niekedy je aj toto dôsledkom krízy. Treba si však uvedomiť, že súčasná kríza môže byť dočasná a po jej odznení sa mnohé firmy vrátia do štandardného fungovania a budú potrebovať kvalifikovaných zamestnancov. Nechcem sa tu vyjadrovať ku všetkému, ale aj pre štát je, podľa mňa, výhodnejšie podporiť podnikateľov v udržaní ich likvidity  a pomôcť im preklenúť toto ťažké obdobie, ako riešiť obrovský nárast nezamestnaných a ich podporu.

Kríza však môže priniesť aj kreatívnejšie riešenia, možno zmenu business modelu, sme svedkami toho ako mnohé firmy prechádzajú do online priestoru, niektoré začínajú s novými produktami, alebo novým spôsobom fungovania, poznám prípady keď to firmám pomohlo nájsť  efektívnejší spôsob fungovania. Potvrdzuje sa, že obmedzenia môžu podporiť kreativitu a otvoriť nové príležitosti.

O: Je práve teraz vhodná situácia riadiť firmu týmto prístupom? Ak áno, prečo?

AH: Môj názor je, že v mnohých firmách mohli nastať podmienky pre krízový manažment, teda, že je to situácia neštandardná, ktorá môže firmu a ľudí v nej ohroziť, je nečakaná a ťažko predvídateľná, a je potrebné hľadať adekvátne riešenia v krátkom čase, tak aby boli bezpečné a čo najefektívnejšie. Ako som spomínala, hlavne ide o ochranu života a zdravia zamestnancov a o zachovanie fungovania firmy.

O: Ako vyzerá krízový štáb? Má tam miesto aj HR?

AH: Krízový štáb sa vytvára podľa situácie, je potrebné aby boli jasne rozdelené zodpovednosti na základe cieľov a danej situácie, záleží na veľkosti organizácie, komplexite a iných faktoroch. Väčšie firmy zvyknú mať vypracované postupy pre prípad krízy v krízovom pláne. Určite by tam mal byť človek zodpovedný za firmu (CEO, GM) s právom robiť rozhodnutia, odborníci na jednotlivé oblasti činnosti a fungovania firmy, finančný riaditeľ na riadenie finančných zdrojov a keďže v prvom rade ide o ochranu života a zdravia zamestnancov, na to je kompetentný zástupca HR, ako expert na vzťahy so zamestnancami, bezpečnosť a pracovno-právnu legislatívu a možnosti rôznych riešení so zamestnancami, tak aby organizácia mohla fungovať v čase krízy, aj po kríze. Dôležité je tiež zabezpečiť pravidelnú komunikáciu, napr. cez CEO news, alebo iný formát, cez ktorý sa všetky relevantné informácie dostanú ku všetkým zamestnancom.

O: Aké priority má krízový manažment?

AH: Ako som spomínala, hlavnými prioritami sú:

- Zabezpečiť ochranu života a zdravia zamestnancov,

- Postarať sa o bezpečnosť a ochranu majetku 

- Zabezpečiť fungovanie firmy

- Veľmi dôležitú úlohu tu zohráva komunikácia, interná aj externá

- V súčasnej situácii, COVID-19 kríze, by sme sa asi mali hlavne sústrediť v oblasti starostlivosti o zamestnancov na

- Minimalizáciu rizík nákazy

- Podporu zamestnancov – či už zdravotnú alebo psychickú

- Udržiavať kontakt s pracovnými tímami, podporiť manažérov a pomôcť im v riadení ľudí v mimoriadnych podmienkach, snažiť sa udržiavať pozitívne nastavenie

- Samozrejme konať všetko v súlade s pracovno-právnou legislatívou

- V oblasti udržania businessu je potrebné sa zamerať na:

- Adaptáciu fungovania na súčasnú situáciu

- Pokiaľ je to možné, udržať zákazníkov

- Monitorovať trh a naše možnosti na ňom, vrátane správania konkurencie

- Podľa potreby vypracovať alternatívne, alebo krízové scenáre businessu

- Riadiť finančné zdroje, zabezpečiť disciplínu vo výdavkoch, vypracovať prípadne alternatívne finančné scenáre

O: Čo to znamená pre firmu a čo pre HR?

AH: Myslím si, že súčasná kríza COVID-19 je kríza, ktorá sa týka hlavne ľudí, týka sa nášho zdravia, našich životov, prináša mnohé, čo sme doteraz nepoznali a s čím sme sa nikto doteraz nestretli.

Čo pre to môžeme urobiť vo firmách? Rozdelila by som to do niekoľkých oblastí:

- Zdravie zamestnancov – nastaviť vyššie hygienické štandardy na pracoviskách, monitorovať zdravie zamestnancov, zabezpečiť potrebné sociálne odlúčenie, rozdeliť tímy, možno vytvoriť záložné tímy aby sa mohli alternovať a pod

- Nové formy práce – virtuálne tímy, nahradiť osobné mítingy virtuálnymi, zaviesť remote manažment, prácu z domova (to si vyžaduje IT vybavenie – hardware aj software, tréningy zamestnancov aj IT podporu), vytvorenie agilných virtuálnych tímov, prerozdeliť zodpovednosti v rámci tímov

- Vyššia flexibilita – kombinovať rôzne formy pracovných úväzkov a foriem práce, zanalyzovať dopad krízy na zamestnanosť, prispôsobiť prijímanie nových zamestnancov, možno aj legislatívne úpravy

- Pripraviť a podporiť zamestnancov aj lídrov – vyškoliť lídrov na nový spôsob riadenia a podporu zamestnancov, podporiť zamestnancov aj psychicky, sociálna zodpovednosť firmy, dôležitosť tímovej práce, zaviesť nové nástroje v riadení ľudí

- Otvorená a podporná komunikácia – pravidelne komunikovať so zamestnancami, rôznymi kanálmi a spôsobmi, informovať ich pravidelne o súčasnej situácii a všetkých zmenách, odpovedať na ich dotazy a pripomienky, podporiť ich v prežívaní náročných situácii, aj v rámci ich rodín, monitorovať a redukovať stres, podporné programy pre zamestnancov.

Je ťažké nájsť riešenia na všetky situácie, ktoré táto kríza so sebou prináša.  Môžeme uplatniť niečo z toho čo sme sa naučili, alebo sme skúsili, ale vyžaduje si aj nové riešenia, mimoriadne rozhodnutia, niekedy veľa disciplíny a skromnosti, a niekedy kreativitu, odvahu a plné nasadenie. Verím však, že nás aj mnohému naučí. Pokore, väčšej starostlivosti o naše zdravie, o vzťahy s našimi blízkymi a možno aj o nás samých.

Ďakujeme za rozhovor, ktorý vznikol v rámci projektu Forbes Espresso HR